工程项目管理系统是当今大多数企业都必备的一个工具，它可以帮助团队成员更好地协同工作，提高项目的执行效率和质量。但是，要想让项目管理系统真正发挥作用，需要在使用中注意以下几点。

1. 确定项目目标和管理计划

在使用项目管理系统之前，首先需要明确项目目标和管理计划。包括确定项目的范围、时间、成本、质量等方面，以及团队成员的角色和职责。只有明确了项目的目标和管理计划，才能在项目管理系统中建立对应的项目模板和任务列表。

2. 建立清晰的任务分配机制

项目管理系统可以轻松地将任务分配给成员，并跟踪他们的进度。但是，在分配任务时需要注意，任务分配必须明确任务内容和完成期限，避免出现交叉或遗漏的情况，同时也需要确定每个任务的优先级。这样可以确保成员们的工作不会互相干扰，从而提高整个团队的工作效率。

3. 及时更新任务进度和报告

在使用项目管理系统时，必须及时更新任务进度和状态报告。每个成员都需要在规定的时间内提交任务进度报告，并及时更新任务进度。这可以帮助领导者和成员们更好地掌握项目的进展情况，及时发现问题并采取措施解决。

4. 定期评估项目质量

项目管理系统不仅可以跟踪项目进度，还可以帮助评估项目质量。因此，在使用中需要注意对项目质量进行定期评估，包括评估项目目标、管理计划、团队协作等方面，以及及时调整和改善。

5. 建立有效的沟通机制

项目管理系统可以方便团队成员之间的沟通和协作。但是，在使用中需要建立有效的沟通机制，包括会议、邮件、即时通讯工具等。要确保所有人都了解项目的最新进展和变化，并及时交流和解决问题。

6. 加强安全控制

在使用项目管理系统时需要加强安全性控制，包括权限管理、数据备份和恢复等方面。要确保敏感信息不被泄露，同时要保证系统稳定性和可靠性。

综上所述，项目管理系统是一个非常有用的工具，但是要想完善使用效果，需要注意以上几点，并时刻关注团队成员的反馈和意见。只有这样，才能使项目管理系统发挥出最大的效益，提升项目质量和团队协作效率。